ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов (разделов). Их подписывают в строгой последовательности от первого к четвертому. Первые два титула подписывают грузоотправитель и перевозчик на погрузке, следующие два — грузополучатель и перевозчик на выгрузке.

• Первый титул оформляет и подписывает грузоотправитель. Он заполняет информацию о сторонах перевозки, условиях договора, водителе, грузе и сопроводительных документах.
• Второй титул подписывает перевозчик на приеме груза. На этом этапе он может внести замечания по погрузке.
• Третий титул подписывает получатель груза. Он заполняет сведения о приеме товара от перевозчика и состоянии груза.
• Четвертый титул подписывает перевозчик при сдаче груза. Перед подписанием он может внести замечания по выгрузке.

Также существуют четыре опциональных титула: пятый и шестой фиксируют стоимость перевозки, седьмой — факт переадресации, восьмой — замену водителя или транспортного средства.

Транспортную накладную оформляют для сопровождения автомобильных грузовых коммерческих перевозок. Если компания перевозит груз собственным транспортом, то документ не создают.

Сценарии, по которым подписывают документ, зависят от оператора ЭПД (провайдера) и настроек сервиса, в котором участники грузоперевозок оформляют ЭТрН.

Самый простой алгоритм такой:

1. Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП).
2. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
3. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
4. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
5. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
6. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Провайдер передает каждый подписанный титул и КЭП в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса провайдера оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.

Пока водитель должен предъявлять бумажный экземпляр транспортной накладной инспекторам ГИБДД и Ространснадзора при проверке. Во всех других случаях дублировать документ на бумаге не нужно.

Предполагается, что до конца 2022 года сотрудники ГИБДД и Ространснадзора получат возможность проверять электронные накладные с помощью служебных планшетов.

Если транспортное средство развозит грузы по точкам доставки, то на каждую точку надо оформлять отдельную ЭТрН.

Если транспортное средство перевозит грузы от нескольких заказчиков, но при этом следует от одного грузоотправителя к одному грузополучателю (магистральное плечо сборной доставки), то оформляют одну накладную, в которой указывают грузы разных заказчиков.

ГИБДД видит ЭТрН в связке с транспортным средством и водителем после того, как грузоотправитель и перевозчик подпишут свои титулы на погрузке.

ГИБДД не видит ЭТрН в связке с транспортным средством и водителем после того, как грузополучатель и перевозчик подпишут титулы на выгрузке.

Если была частичная приемка или отказ в приемке груза, ГИБДД снова видит ЭТрН после оформления перевозчиком титула переадресации.